Oficina de Inspección de Notarías

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La Oficina de Inspección de Notarías (ODIN) fue creada en virtud del Artículo 62 de la Ley Núm. 75 de 2 de julio de 1987, según enmendada, conocida como la “Ley Notarial de Puerto Rico”.  Esta oficina, adscrita a la Oficina de la Jueza Presidenta del Tribunal Supremo de Puerto Rico, Hon. Maite D. Oronoz Rodríguez, se encarga de fiscalizar y orientar a los notarios y las notarias que ejercen la función notarial en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico, así como de atender al público que visita sus diversas oficinas.  Su Director es el Lcdo. Manuel E. Ávila De Jesús.

Las oficinas de la ODIN se encuentran en los siguientes lugares:

Oficinas administrativas

  • Oficina del Director
  • Registro General de Competencias Notariales (Poderes, Testamentos, Informes Notariales y Capitulaciones Matrimoniales)
  • Registro de Asuntos No Contenciosos ante el Notario
  • Fideicomisos
  Centro Judicial de San Juan, Piso 3
Avenida Muñoz Rivera, Esquina Coll y Toste
Parada 37
San Juan, Puerto Rico

  PO Box 190860
San Juan, PR 00919-0860

  (787) 763-8816

  (787) 766-4985

Archivo Notarial del Distrito Notarial de San Juan

   572 Avenida Ponce De León
San Juan, Puerto Rico

  (787) 751-0463

  (787) 759-6756

Archivo Notarial del Distrito Notarial de Ponce

  • Centro de tramitación de solicitudes de certificaciones

  • Presentación de índices notariales e informes anuales

Biblioteca Municipal Mariana Suárez de Longo

  Marginal Conchita Dapena
Ave. Boulevard Miguel Pou
Ponce, Puerto Rico
  (787) 709-4992
  (787) 709-4992

REGISTRO GENERAL DE COMPETENCIAS NOTARIALES

Mediante la Orden Administrativa Núm. OAJP-2015-031 y, en virtud del Artículo 11 de la Ley Núm. 282-1999, conocida como la “Ley de Asuntos No Contenciosos Ante Notario”, se ordenó la consolidación del Registro de Testamentos, el Registro de Poderes, el Registro de Informes Notariales, el Registro de Capitulaciones Matrimoniales, los Asuntos No Contenciosos ante Notario y el Registro de Prohibiciones,  bajo el Registro General de Competencias Notariales (RGCN).  En esta Orden Administrativa, se dispuso que cada certificación emitida por el RGCN conllevará un pago de derechos por cinco dólares ($5.00), el cual debe realizarse en sellos de rentas internas.

El Registro General de Competencias Notariales está ubicado en el Tercer Piso del Centro Judicial de San Juan.

Notificaciones

Los registros consolidados en el Registro General de Competencias Notariales manejan las notificaciones relacionadas con el otorgamiento de poderes y testamentos, así como las solicitudes de certificaciones relacionadas con estos. Estas certificaciones son necesarias para completar trámites judiciales y registrales, entre otros.

Las notificaciones son documentos que el(la) notario(a) tiene el deber de presentar ante la ODIN dentro del término dispuesto por ley y bajo su fe, firma y sello, con la información relacionada a la autorización de instrumentos públicos de poder o testamento.  El propósito de estas notificaciones es que la información suplida se inscriba y archive en el registro correspondiente.

Para acceder a los formularios oficiales de Notificación de Poder, Notificación de Testamento y Notificación del Acta de Subsanación o de Diligencia Subsanatoria, oprima aquí.  Los formularios completados pueden remitirse a la ODIN por los métodos tradicionales de notificación o a través de la dirección de correo electrónico NotificaciónPoderesyTestamentos@ramajucial.pr.

Certificaciones de constancias en el Registro de Poderes y en el Registro de Testamentos

A solicitud de parte interesada, el Registro de Poderes y el Registro de Testamentos expiden certificaciones sobre la vigencia o existencia de un poder o de un testamento, respectivamente.  Para ello, se requiere la presentación del formulario debidamente completado, acompañado de los aranceles correspondientes. Es importante que en el formulario se incluya el nombre y los apellidos de la parte otorgante, así como aquellos nombres o apodos por los cuales es o era conocida. Para acelerar el trámite de la expedición de la certificación de constancias, se sugiere la presentación de una copia simple del instrumento.  Para acceder a los formularios relacionados con esta gestión, oprima aquí.

Despacho y recogido de las certificaciones emitidas y notificación de inscripción

La parte solicitante tiene la opción de recoger personalmente el documento o recibirlo a vuelta de correo.  En el caso de que el o la solicitante desee recibirlo por correo, deberá suministrar un sobre predirigido del tamaño adecuado para los documentos a ser enviados y con el franqueo correspondiente.

Para acceder a los Documentos Necesarios para Procesar Solicitudes en el Registro General de Competencias Notariales, presione aquí.

Mediante la Orden Administrativa Núm. OAJP-2015-031 y en virtud del Artículo 11 de la Ley Núm. 282-1999, conocida como la “Ley de Asuntos No Contenciosos Ante Notario”, la entonces Jueza Presidenta del Tribunal Supremo, Hon. Liana Fiol Matta, ordenó la consolidación de los siguientes registros bajo el Registro General de Competencias Notariales (RGCN):

El Registro de Testamentos se encuentra regulado por los Artículos 71 al 75 de la Ley Núm. 75 de 2 de julio de 1987, conocida como la “Ley Notarial de Puerto Rico” y el Reglamento Notarial. 

Función

Dar publicidad sobre todo evento relacionado con el otorgamiento, revocación, modificación, ampliación y protocolización de testamentos otorgados en y fuera de Puerto Rico que vayan a tener impacto en nuestra jurisdicción. Todo evento testamentario que contenga la expresión de última voluntad de una persona antes de morir, tiene que ser notificado al Registro de Testamentos para que tenga eficacia en Puerto Rico.  Ese evento testamentario deberá haber sido acreditado previamente con un instrumento público autorizado por un(a) notario(a) que ejerza su profesión en Puerto Rico.

Notificación

Es el resumen que hace el(la) notario(a) del contenido de la escritura sobre testamento en un formulario provisto por el Registro de Testamentos.  Esa notificación debe ser enviada por el(la) notario(a) para que la información que se hace constar en ella sea entrada al sistema automatizado, inscrita y archivada. El Registro de Testamentos solo inscribe y archiva notificaciones, no archiva escrituras.

Para acceder al formulario de Notificación de Testamento, oprima aquí.

Término

Una vez se otorga un testamento el(la) notario(a), tiene la obligación de enviar la notificación correspondiente al Registro de Testamentos dentro del próximo día laborable de haberlo autorizado.  La notificación puede ser presentada de tres (3) formas:

  1. Personalmente
  2. Correo certificado con acuse de recibo
  3. Envío digital a la siguiente dirección de correo electrónico: NotificaciónPoderesyTestamentos@ramajudicial.pr

Certificaciones

Mediante solicitud escrita y el pago de cinco dólares ($5.00) en un sello de rentas internas, cualquier parte interesada puede obtener una de las siguientes certificaciones:

  • Acreditativa – Esta certificación se emite para declarar que existe una notificación de testamento con el nombre que suple la parte peticionaria y que este se encuentra inscrito.
  • Negativa – Se emite cuando no aparece notificación ni inscripción de algún testamento con el nombre del(de la) testador(a) que ha indicado la parte peticionaria.
  • Vigencia o actualización – Es un documento en el que se declara que un testamento no ha sido revocado y es el último que aparece notificado.

La certificación de constancia de testamento, se expedirá en las circunstancias siguientes:

  1. Cuando haya fallecido el(la) testador(a), en cuyo caso se deberá acompañar copia del certificado de defunción con la solicitud;
  2. De no haber fallecido el(la) testador(a):
    1. A solicitud del(de la) notario(a) que autorizó el testamento. En ánimo de proteger la confidencialidad del testamento autorizado, se sugiere como buena práctica notarial, que se solicite una certificación de constancia al momento de presentar el formulario de notificación para inscripción.  El(la) notario(a) podrá entregar al(a la) testador(a) la certificación de constancia para sus registros, evitando así el riesgo de pérdida o divulgación de la copia certificada.
    2. A solicitud del(de la) testador(a) o de persona autorizada por este(a), quien deberá acreditar tal autorización y presentar identificación con foto y firma.
    3. Mediante orden judicial.
    4. A solicitud de persona que esté tramitando una acción de filiación en contra del(de la) testador(a) o su representante legal. En este caso, la parte interesada deberá presentar prueba auténtica del trámite judicial de la acción de filiación.

Para acceder al formulario de Solicitud de Certificación Negativa o Acreditativa de Testamento, oprima aquí.

Testamentos que son inscritos en el Registro

Los testamentos inscribibles en el Registro están contenidos en los siguientes instrumentos públicos:

  • Por escritura pública, los testamentos abiertos.
  • Por acta notarial de protocolización de testamentos, los siguientes:
    • Testamentos ológrafos;
    • Testamentos hechos de palabra en peligro de muerte o en caso de epidemia;
    • Testamentos cerrados;
    • Testamentos que provienen del extranjero para los que haya que hacer un asiento registral o
    • Testamentos especiales cuyos efectos se realizarán en Puerto Rico. (Por ejemplo, un testamento otorgado en alta mar que incluya propiedades o personas que se encuentran en Puerto Rico.)

Los testamentos militares no tienen que ser presentados para inscripción en el Registro General de Competencias Notariales.

El Registro de Poderes opera al amparo de la Ley Núm. 62 de 8 de mayo de 1937, de la Ley Núm. 75 de 2 de julio de 1987, según enmendada, conocida como la “Ley Notarial de Puerto Rico”, y de las Reglas 59, 60, 61 y 63 del Reglamento Notarial.  La finalidad de este registro es darle publicidad al otorgamiento de un poder (mandato).  El Estado de derecho vigente exige que todo poder que tenga efectos en Puerto Rico, debe constar en escritura pública y notificarse al Registro de Poderes dentro de un término específico. De igual forma, en el caso de los mandatos verbales, la escritura de ratificación deberá notificarse a este registro.

Notificación

Es el resumen que hace el(la) notario(a) del contenido de la escritura de poder, en un formulario provisto por el Registro de Poderes. El(La) notario(a) lo envía a la ODIN para que se añada la información al sistema automatizado y se inscriba y archive como notificado. El Registro solo inscribe y archiva notificaciones, no archiva escrituras.

Se expresa, además, que los Poderes Militares no tienen que ser notificados ni son inscritos en el Registro de Poderes, adscrito al Registro General de Competencias Notariales.

Para acceder al formulario de Notificación de Poder, oprima aquí.

Término

Una vez se autoriza un poder, el(la) notario(a) tiene la obligación de remitir la notificación correspondiente al Registro de Poderes dentro de los próximos 3 días de haber autorizado el mismo.  La notificación puede ser presentada de tres (3) formas:

  1. Personalmente
  2. Correo certificado con acuse de recibo
  3. Envío digital a la siguiente dirección de correo electrónico: NotificaciónPoderesyTestamentos@ramajudicial.pr

Certificaciones

Mediante solicitud escrita y el pago de cinco dólares ($5.00) en un sello de rentas internas, cualquier parte interesada puede obtener una de las siguientes certificaciones:

  • Acreditativa – Esta certificación se emite para declarar que el poder del cual se solicitó información está notificado y la notificación se encuentra inscrita.
  • Negativa – Se emite cuando no aparece que se haya notificado ni inscrito algún poder con los nombres de las partes según expresadas por la parte peticionaria.
  • Vigencia o actualización – Se emite para que conste que una notificación de poder está inscrita y no aparece notificada una revocación.

Para acceder al formulario de Solicitud de Certificación Acreditativa de Poder, oprima aquí.

El Registro de Informes Notariales, también conocido como Índices Notariales, se rige por lo dispuesto en los Artículos 12 y 13-A de la Ley Núm. 75 de 2 de julio de 1987, según enmendada, conocida como la “Ley Notarial de Puerto Rico”; las Reglas 12, 13 y 15 del Reglamento Notarial; y la Regla 13(a) del Reglamento del Tribunal Supremo de Puerto Rico.

La Sección de Informes Notariales recibe, revisa, archiva y contabiliza los índices que los(las) notarios(as) rinden mensualmente y que reflejan su actividad notarial. La Ley Notarial de Puerto Rico y el Reglamento Notarial ordenan a los(as) notarios(as) enviar el índice mensual sobre sus actividades notariales, no más tarde del día diez (10) del mes siguiente al informado.

En esta unidad se registran todos los datos concernientes al índice mensual de todo(a) notario(a) autorizado(a) a ejercer la profesión notarial en Puerto Rico.  Se encarga, además, de recibir, registrar y contabilizar los Informes estadísticos anuales de actividad notarial que se utilizan para medir el estado de las notarías.  Ese informe se rinde en un formulario que provee la ODIN o a través del sistema de Radicación Electrónica Notarial (REN).  En el caso de estos informes anuales, cada año el(la) notario(a) debe enviar no más tarde del último día de cada mes de febrero, la información sobre los documentos notariales autorizados durante el año anterior.

En el ejercicio de su función fiscalizadora, la ODIN vela continuamente por el cumplimiento del deber ministerial de los(as) notarios(as) de someter a tiempo, tanto los índices mensuales como los informes anuales.  En el caso de que un(a) notario(a) no presente a tiempo esos informes, debe someterlos a la brevedad posible acompañados de una moción explicativa, lo que significa que existe una comunicación directa entre el(la) notario(a) y la ODIN.

El Registro de Capitulaciones Matrimoniales forma parte del Registro General de Competencias Notariales.  Se creó en virtud de lo dispuesto en la Ley Núm. 62 de 27 de enero de 2018, que requiere que todas las capitulaciones matrimoniales otorgadas desde el 27 de mayo de 2018 sean inscritas en ese registro.  Esta ley, además, enmendó el Código Civil de Puerto Rico para autorizar y regular la modificación del régimen económico matrimonial y permitir que los cónyuges puedan hacer contratos entre ellos.

Instrumentos públicos que se notificarán al Registro de Capitulaciones Matrimoniales:

  1. Todo instrumento público de constitución o modificación de capitulaciones matrimoniales o de sustitución del régimen económico matrimonial autorizado a partir del 27 de mayo de 2018.
  2. Las escrituras públicas de sustitución del régimen económico matrimonial o de modificación de las capitulaciones matrimoniales autorizadas antes del 27 de mayo de 2018 se notificarán al Registro, aun cuando las capitulaciones matrimoniales no estén inscritas.

Los(as) notarios(as) deben presentar el formulario de notificación de instrumentos públicos de constitución, modificación o sustitución de las capitulaciones matrimoniales o del régimen económico matrimonial, de acuerdo con los criterios establecidos en la Ley.  Para acceder al formulario, presione aquí.

La notificación puede ser presentada de tres (3) formas:

  1. Personalmente
  2. Correo certificado con acuse de recibo
  3. Envío digital a la siguiente dirección de correo electrónico: RegistroCapitulaciones@ramajudicial.pr

Solicitud de certificaciones de constancias en el Registro

  1. Toda solicitud hecha por una persona interesada o su abogado(a) para que se certifique la inscripción de unas capitulaciones matrimoniales, sus modificaciones o sustituciones, deberá presentar el formulario “Solicitud de Certificación de Capitulaciones Matrimoniales”, OAT-1842. Para acceder al formulario, pulse aquí.  Además, debe acompañar la solicitud con un sello de rentas internas de $5.00 por cada certificación que desee solicitar.
  2. Toda persona que reclame estar exenta del pago de aranceles tendrá la obligación de presentar la prueba de que tiene una exención.
  3. La persona solicitante deberá asegurarse de escribir todos los nombres y apodos de las personas que otorgaron las capitulaciones matrimoniales.
  4. La persona interesada presentará una identificación válida para corroborar los datos de la solicitud. Para ello, puede utilizar la licencia de conducir, el pasaporte, la tarjeta electoral presentada de forma voluntaria o cualquier otro medio de identificación admitido en el Artículo 17 de la Ley Notarial de Puerto Rico.
  5. El(La) abogado(a) presentará su identificación del Registro Único de Abogados y Abogadas (RUA).
  6. La persona representante del(de la) abogado(a) (personal de su oficina o del servicio de mensajería contratado) deberá asegurarse de presentar la solicitud con una fotocopia de la identificación del RUA del(de la) abogado(a) solicitante.
  7. La solicitud tiene que contener información legible y correcta.
  8. La certificación de constancias se expedirá exclusivamente de acuerdo con la información provista en la solicitud.
  9. La persona interesada o su abogado(a) podrá recoger la certificación personalmente o recibirla por correo.  Si interesa recibir la certificación por correo, deberá presentar un sobre predirigido con el franqueo correspondiente en el momento en que presente su solicitud.  Si el(la) solicitante desea que alguien recoja el documento en su nombre, deberá entregarle una carta de autorización en original para ser mostrada al personal de la ODIN.

La Ley Núm. 282-1999, conocida como la “Ley de Asuntos No Contenciosos Ante Notario”, facultó a los(las) notarios(as) para atender y disponer sobre asuntos no contenciosos, que son actos jurídicos también conocidos como de jurisdicción voluntaria.  Antes de la aprobación de la Ley Núm. 282, estos eran asuntos que solo podían ser atendidos en los foros judiciales.

Los asuntos que los(las) notarios(as) pueden atender al amparo de la Ley de Asuntos No Contenciosos Ante Notario son:

  1. Declaratoria de herederos
  2. Expedición de cartas testamentarias
  3. Adveración y protocolización de testamento ológrafo
  4. Declaración de ausencia simple para contraer nuevo matrimonio
  5. Procedimiento para perpetuar hechos (ad perpetuam rei memoriam);
  6. Corrección de actas que obren en el Registro Demográfico
  7. Cambio de nombre o apellido.
  • Aspectos generales

Los asuntos que atienden los(las) notarios(as) al amparo de la Ley Núm. 282, conllevan el pago de un arancel en sellos de rentas internas cuya cuantía es igual al que se paga en el Tribunal de Primera Instancia por el trámite de que se trate.

El(La) notario(a) deberá presentar ante el Registro General de Competencias Notariales, una notificación de intervención inicial con los referidos aranceles.  Si el(la) notario(a) presenta esa notificación a través de su cuenta en el sistema de Radicación Electrónica Notarial (REN), deberá indicar en el formulario electrónico el número de serie y la cuantía de cada arancel que utilizará para el trámite. Es importante recordar que la inscripción del trámite no se perfeccionará hasta que los aranceles se presenten ante el Registro General de Competencias Notariales.

Los tribunales y los(as) notarios(as) tienen jurisdicción concurrente sobre los asuntos no contenciosos bajo la Ley Núm. 282.  Por tal razón, antes de que el(la) notario(a) comience una intervención formal en el asunto, debe revisarse que este no ha sido o está siendo atendido por un Tribunal o por otro(a) notario(a). Por ello, el Registro de Asuntos no Contenciosos ante Notario expide certificaciones de constancias sobre los asuntos tramitados en sede notarial bajo esa ley.

Además, para lograr los objetivos que persigue la Ley Núm. 282, los(las) notarios(as) tienen que cumplir con todos los requisitos dispuestos en la ley, en los reglamentos aplicables, así como en las leyes especiales que regulan cada asunto. El cumplimiento cabal de estas disposiciones por parte del(de la) notario(a), garantizará a la comunidad que el acta de notoriedad que se autorice tenga los mismos efectos jurídicos que una Resolución dictada por un Tribunal.

Para acceder a los formularios relacionados con los Asuntos no Contenciosos ante Notario, oprima aquí.

El Artículo 4 de la Ley Núm. 75 de 2 de julio de 1987, según enmendada, conocida como la “Ley Notarial de Puerto Rico”, exige a los organismos públicos notificar a la ODIN, las prohibiciones que estos adopten para el ejercicio de la notaría por los(as) notarios(as) que laboran en el servicio público. Por tal razón, y bajo la Regla 6 del Reglamento Notarial de Puerto Rico, la ODIN mantiene una colección de datos donde registra las notificaciones de las agencias y corporaciones públicas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, y de las dependencias de las ramas Legislativa y Judicial.

Todo organismo púbico deberá notificar este hecho a la ODIN, de conformidad con las instrucciones brindadas por el Director o la Directora.

Además, véase la “Orden Ejecutiva del Gobernador de Puerto Rico para establecer normas y políticas sobre el ejercicio de la notaría por notarios en el servicio público y derogar la Orden Ejecutiva Núm. 2003-50”, OE2009-028 de 10 de septiembre de 2009.

Registro de Fideicomisos

La Ley Núm. 219-2012, conocida como la “Ley de Fideicomisos” (Ley Núm. 219), derogó los Artículos 834 a 874 del Código Civil de Puerto Rico, 31 LPRA secs. 2541-2581, sobre fideicomisos. Además, dispuso la creación de un Registro de Fideicomisos adscrito a la ODIN. En cumplimiento con lo anterior, la ODIN estableció el Registro de Fideicomisos, cuya oficina ubica en el piso tres (3) del Centro Judicial de San Juan.  En este Registro, los(as) notarios(as) pueden presentar el formulario de notificación de escrituras de constitución de fideicomiso y otras notificaciones requeridas.

Además, el Artículo 5 de la Ley Núm. 219 le concede a la ODIN la facultad para reglamentar los requisitos y la forma en que se establecerá el Registro de Fideicomisos. Esta reglamentación se emitirá oportunamente.

Para constituir un fideicomiso en Puerto Rico, la persona interesada debe declararlo expresamente en un acto entre vivos mediante la otorgación de un instrumento público.  También puede constituirse por testamento otorgado conforme a las solemnidades exigidas por ley.  Además, el Artículo 5 de la Ley Núm. 219, establece que para la validez de un fideicomiso, este debe inscribirse en el Registro de Fideicomisos.

La notificación al Registro de Fideicomisos se hará sobre los fideicomisos constituidos a partir de la vigencia inmediata de la Ley Núm. 219.  En ese sentido, el(la) notario(a) que autorice el instrumento público, tiene el deber de notificar al Registro de Fideicomisos toda escritura de constitución de fideicomiso dentro de los primeros diez (10) días del mes siguiente al mes en que se otorga.

Para acceder a los formularios relacionados con los fideicomisos, oprima aquí.

Los formularios pueden ser presentados de tres (3) formas:

  1. Personalmente
  2. Correo certificado con acuse de recibo
  3. Envío digital a la siguiente dirección de correo electrónico: RegistroFideicomisos@ramajudicial.pr

Inspectores e Inspectoras de Protocolos y Notarías

Función de los Inspectores y las Inspectoras de Protocolos y Notarías

En el desempeño de sus funciones, los Inspectores y las Inspectoras visitan las oficinas de los(as) notarios(as) para verificar la forma en que llevan sus protocolos y los tomos de su Libro de Registro de Testimonios. Esto incluye el examen de las formas extrínsecas de los instrumentos públicos y de los documentos notariales.  Sin embargo, los Inspectores y las Inspectoras no califican el aspecto sustantivo de los instrumentos públicos que forman parte del protocolo.

En el curso de su inspección, los Inspectores y las Inspectoras buscan asegurar que el(la) notario(a) cumpla con las normas aplicables a la función notarial. La base legal para las inspecciones incluye lo siguiente:

  • Ley Núm. 75 de 2 de julio de 1987, según enmendada, conocida como la “Ley Notarial de Puerto Rico”
  • El Reglamento Notarial de Puerto Rico, según enmendado
  • Ley Núm. 101 de 12 de mayo de 1943, según enmendada, conocida como la “Ley de Arancel Notarial”
  • Ley Núm. 244-2004, sobre “Enmienda a la Ley del cobro de Derechos para instrumentos Públicos”
  • Ley Núm. 47 de 4 de junio de 1982, según enmendada, conocida como la “Sello de la Sociedad de Asistencia Legal”
  • La reglamentación relacionada con las formalidades de los instrumentos públicos o los documentos notariales que están en el Código Civil y en otras leyes

Listado de integrantes del Cuerpo de Inspectores e Inspectoras de Protocolos y Notarías

 

Lcda. Norma Acosta de Santiago Norma.Acosta@ramajudicial.pr
Lcda. Enid Almenas Serrano Enid.Almena@ramajudicial.pr
Lcda. Leila Alvarado González Leila.Alvarado@ramajudicial.pr
Lcda. Mari-Linne Bon Corujo Mari-Linne.Bon@ramajudicial.pr
Lcda. Nilda Delgado Lugo Nilda.Delgado@ramajudicial.pr
Lcda. Frances Díaz Medina Frances.Díaz@ramajudicial.pr
Lcda. Ana C. Díaz Velasco Ana.Diaz2@ramajudicial.pr
Lcda. Magda C. Girod Clavell Magda.Girod@ramajudicial.pr
Lcda. Angela León Rodríguez Angela.Leon@ramajudicial.pr
Lcda. Lillian Marrero González Lilliam.Marrero@ramajudicial.pr
Lcda. Nidia Miranda Graterole Nidia.Miranda@ramajudicial.pr
Lcda. Carmen W. Oquendo Ramos Carmen.Oquendo@ramajudicial.pr
Lcda. Carol Reyes Figueroa Carol.Reyes@ramajudicial.pr
Lcda. Sharon Reyes Rodríguez Sharon.Reyes@ramajudicial.pr
Lcda. Mariluz Rivera Ortiz Mariluz.Rivera2@ramajudicial.pr
Lcdo. Mario Rivera Vega Mario.Rivera@ramajudicial.pr
Lcda. Nydia I. Rodríguez Acosta Nydia.Rodiguez@ramajudicial.pr
Lcdo. Diego Rodríguez Ríos Diego.Rodriguez@ramajudicial.pr
Lcda. Hilda E. Rodríguez Soto Hilda.Rodríguez@ramajudicial.pr
Lcda. Teresa Trujillo Ortiz Teresa.Trujillo@ramajudicial.pr
Lcdo. Anner Varela Negrón Anner.Varela@ramajudicial.pr

Archivos Notariales de Distrito

El Artículo 67 de la Ley Núm. 75 de 2 de julio de 1987, conocida como la “Ley Notarial de Puerto Rico”, divide el territorio del Estado Libre Asociado de Puerto Rico en trece (13) distritos notariales, los cuales reflejarán la misma distribución territorial que las regiones judiciales del Tribunal de Primera Instancia. En cada distrito notarial habrá un archivo y el Juez Presidente o Jueza Presidenta nombrará un Archivero o Archivera de protocolos, quien resolverá todo lo concerniente al archivo que le corresponda. El Juez Presidente o la Jueza Presidenta puede delegar en el Director o Directora de la ODIN la designación del Archivero o de la Archivera y la supervisión de todo lo relacionado con los archivos notariales.

El funcionamiento de los Archivos Notariales del Distrito Notarial de San Juan y del Distrito Notarial de Ponce está a cargo de la ODIN.  El Director o Directora de la ODIN es el Archivero o la Archivera del Distrito Notarial de San Juan.  Se designará un Inspector o una Inspectora de Protocolos como Archivero o Archivera del Distrito Notarial de Ponce. Por otro lado, notarios(as) en la práctica privada de la abogacía y la notaría operarán los restantes once (11) archivos notariales, a menos que el Juez Presidente o la Jueza Presidenta tome otra determinación.

Los archivos notariales reciben y custodian la obra notarial de los(as) notarios(as) fallecidos(as), suspendidos(as) o que hayan cesado en el ejercicio notarial. La obra de estos(as) notarios(as) se depositará en el archivo correspondiente a la última ubicación de su sede notarial.  Los Archiveros y Archiveras Notariales tienen el deber de expedir copias de los documentos que obran en los Protocolos y los Libros del Registro de Testimonios bajo su custodia.

La ODIN cuenta con un inventario de toda la obra depositada en los archivos notariales.  Esta información está disponible en la ODIN para el(la) notario(a) que necesita localizar la obra de otro(a) notario(a) que haya fallecido, se encuentre suspendido(a) o incapacitado(a), o haya cesado. Deberá comunicarse con la oficina administrativa de la ODIN o directamente con los Archivos Notariales de Distrito.

Los Archiveros y las Archiveras Notariales tienen la facultad para expedir copias certificadas o simples literales, totales o parciales, de los instrumentos públicos que estén bajo su control, supervisión y custodia.  Para ello, se requiere un pago previo de ciertos derechos en sellos y comprobantes de rentas internas o efectivo, según el tipo de Archivo.  Una vez se recibe una solicitud de un documento bajo la custodia de un Archivero o una Archivera Notarial, al igual que en el ejercicio privado de los(as) notarios(as), dicho(a) funcionario(a) tiene la responsabilidad de evaluar, conforme a la Regla 47 del Reglamento Notarial de Puerto Rico, si la parte solicitante tiene un legítimo interés para ello.

Si la parte solicitante es una instrumentalidad; corporación pública, o cuasi pública, una de las ramas del gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico o del gobierno de los Estados Unidos de Norte América, y la copia es para fines oficiales, se le eximirá de pagar aranceles y solo pagará el impuesto notarial.

 

Horarios de los archivos notariales:

  • San Juan y Ponce: lunes a viernes, en un horario ininterrumpido, de 8:30 a.m. a 5:00 p.m., con excepción de los días feriados.
  • Archivos Notariales de Distrito: lunes a viernes de 8:30 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., con excepción de días feriados y cierres oficiales de la Rama Judicial.

Actualmente, los Archivos Notariales de Distrito están organizados de la siguiente forma:

Distrito Notarial Municipios que corresponden:
Aguadilla Aguada, Aguadilla, Isabela, Moca, Rincón y San Sebastián
Aibonito Aibonito, Barranquitas, Coamo, Comerío y Orocovis
Arecibo Arecibo, Barceloneta, Camuy, Ciales, Florida, Hatillo, Manatí, Morovis y Quebradillas
Bayamón Bayamón, Cataño, Corozal, Dorado, Guaynabo, Naranjito, Toa Alta, Toa Baja, Vega Alta y Vega Baja
Carolina Canóvanas, Carolina, Loíza y Trujillo Alto
Caguas Aguas Buenas, Caguas, Cayey, Cidra, Gurabo, Juncos y San Lorenzo
Fajardo Ceiba, Culebra, Fajardo, Luquillo, Río Grande y Vieques
Guayama Arroyo, Guayama, Patillas y Salinas
Humacao Humacao, Las Piedras, Maunabo, Naguabo y Yabucoa
Mayagüez Añasco, Cabo Rojo, Hormigueros, Lajas, Las Marías, Maricao, Mayagüez, Sabana Grande y San Germán
Ponce Guánica, Guayanilla, Juana Díaz, Ponce, Peñuelas, Santa Isabel, Villalba y Yauco
San Juan Condado, Cupey, Hato Rey, Miramar, Puerto Nuevo, Río Piedras, Santurce, San Juan y Viejo San Juan.
Utuado Adjuntas, Lares, Jayuya y Utuado

Para acceder a los nombres y direcciones de los Archiveros y las Archiveras Notariales de Distrito, oprima aquí.

 Teléfono

Cuadro: (787) 763-8816

 Teléfonos

Archivo Notarial San Juan
(787) 751-0463
Archivo Notarial Ponce
(787) 709-4992