Sistema Integrado Notarial

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El Sistema Integrado Notarial (SIGNO) es una herramienta tecnológica que permite la tramitación electrónica de asuntos notariales que administra y supervisa la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN), así como la solicitud electrónica de las certificaciones que esa oficina emite. Su desarrollo e implementación es cónsono con las metas establecidas en el Plan Estratégico del Poder Judicial 2020-2025: Mapa hacia una Justicia de Vanguardia. En específico, el imperativo 3.2 que promueve la optimización de los procesos administrativos y operacionales de las entidades que componen el Poder Judicial.

Introducción a SIGNO

  Material de referencia
¿Qué es el Sistema Integrado Notarial (SIGNO)?

El Sistema Integrado Notarial (SIGNO) es una herramienta tecnológica desarrollada para permitir a los y las profesionales de la notaría presenten electrónicamente los informes y las notificaciones que le son requeridas por las leyes y reglamentos que rigen la práctica de la notaría en Puerto Rico. Asimismo, para viabilizar que todos los y todas las profesionales del Derecho y la ciudadanía puedan solicitar y recibir de forma electrónica las certificaciones de los registros administrados por la Oficina de Inspección de Notarías.

La implementación de la herramienta se realizará por módulos que serán elaborados y añadidos a la plataforma por fases. El Poder Judicial comenzó con la implantación de los módulos de Informes Notariales y Asuntos No Contenciosos Ante Notario. Luego, otros módulos se harán disponibles paulatinamente hasta completar y optimizar la programación que operará los sistemas de la ODIN.

¿Cómo se accede?

SIGNO está integrado a las distintas herramientas del Tribunal Electrónico. Por ello, los y las profesionales del Derecho y de la notaría accederán a través del ícono Mi Notaría que forma parte de la pantalla de Inicio del portal del Sistema Unificado de Manejo y Administración de Casos (SUMAC).

¿Qué asuntos pueden tramitar los y las profesionales de la notaría?

Los y las profesionales de la notaría presentan electrónicamente los informes notariales mensuales y los informes estadísticos anuales, notificaciones al Registro de Asuntos No Contenciosos, así como solicitar, pagar y recibir electrónicamente las certificaciones que emite la ODIN de la Unidad de Informes Notariales y la Unidad de Asuntos No Contenciosos ante Notario.

Luego, se implementarán otros módulos, que se harán disponibles paulatinamente, hasta completar y optimizar la programación que operará los sistemas de la Oficina de Inspección de Notarías.

¿Qué información sobre los informes notariales pasados podrán ver los y las profesionales de la notaría?

La información que está disponible en SIGNO depende de si usaba el programa de Radicación Electrónica Notarial (REN) o no.

  • Si no presentaba informes notariales utilizando REN y lo hacía físicamente (en papel), en o antes del 15 de diciembre de 2021 se registrará en SIGNO los datos contenidos en sus informes mensuales correspondiente a los meses de enero 2021 a julio de 2021.
    • Dichos informes podrán ser examinados y, de ser requerido, enmendados a través de SIGNO.
    • A partir del informe de agosto 2021, tendrá la obligación de presentar sus Informes de Actividad Notarial mensual en SIGNO.
    • De los informes presentados entre los años naturales 2011 al 2020, verá solamente los totales de los instrumentos públicos y los testimonios autorizados que fueron registrados en REN de manera manual por el personal de la ODIN.
    • Si necesita enmendar un informe presentado en papel del año 2020 o años anteriores, deberá consultar con el personal de la Unidad de Informes Notariales de la ODIN o con su Inspector o Inspectora para conocer el trámite a seguir.
  • Si presentaba informes notariales utilizando REN, podrá ver los datos registrados en SIGNO desde la fecha en que se inscribió en el sistema e inició el proceso de presentación electrónica.
    • Dichos informes podrán ser examinados y, de ser requerido, enmendados a través de SIGNO.
    • Si había entrado datos para el informe notarial de agosto, verá esa información en SIGNO.
    • También podrá examinar los datos registrados en los Informes Estadísticos Anuales de Actividad Notarial presentados en REN.
¿Qué asuntos pueden tramitar los y las profesionales del Derecho?
Los y las profesionales del Derecho activos y activas en el Registro Único de Abogados y Abogadas (RUA) solicitan, pagan y recibe electrónicamente las certificaciones que emite la ODIN de la Unidad de Informes Notariales y la Unidad de Asuntos No Contenciosos ante Notario.
¿Qué asuntos puede tramitar la comunidad en general?
Durante la primera fase de implementación, solo los y las profesionales del Derecho con la admisión para ejercer la abogacía y estatus activo podrán realizar trámites a través de la herramienta. No obstante, se implementarán otros módulos, que se harán disponibles paulatinamente, hasta completar y optimizar la programación que operará los sistemas de la ODIN. Eso incluirá que la ciudadanía pueda solicitar y recibir de forma electrónica las certificaciones de los registros administrados por la Oficina de Inspección de Notarías.